其餘的只是這麼感覺。
我們都聽過很多關於如何管理電子郵件的好建議。但只要我們繼續擴散可怕的電子郵件，問題就會持續存在。我希望看到我們學習如何撰寫更好的電子郵件——能夠快速得到回覆的電子郵件。
首先，我們需要認識到自己的錯誤，並向自己發誓，我們將不再發送「謝謝」、「當然」或「沒問題」等毫無意義的俏皮話。僅發送簡訊來確認項目、會議和截止日期，而不是接收訊息。
其次，停止使用三頁尋呼機。電子郵件不適合發送那麼多內容，這些內容應該透過備忘錄或信件發送。您始終可以準備較長的文件並透過電子郵件發送，並在郵件正文中附上附註。您還應該考慮發送電子郵件來安排會議、電話會議或演示，親自分享內容。
第三，在點擊“發送”之前暫停並思考。沒有人希望意外地“全部回复”，也沒有人希望我們因為忘記第一次校對而在他們的收件匣中塞滿 20 條後續消息。
不該做的事情就這麼多。為了快速獲得電子郵件回复，我們應該採取以下措施：
（一） 專業。電子郵件是當今版本的標準商業信函。電子郵件將其某些部分自動化，其他部分則留給我們創建。具體來說，我們負責將訊息發送給合適的人，創建主題行，撰寫問候語和結束語，並以專業的方式製作內容。
(2)要有禮貌。在簡短的書面溝通中，語氣尤其難以評估。因此，我們在電子郵件中需要更加禮貌，尤其是當我們要求人們做某事時。否則，我們將面臨聽起來傲慢或粗魯的風險。
「請」和「謝謝」仍然是有魔力的字。自由地使用它們。用「親愛的」（如果你從未見過他們）、「你好」（如果你見過他們但不認識他們）以及「嗨」或「嘿」（如果你很了解他們 阿富汗電話 ）稱呼別人的名字。用中性的話結束，例如「真誠的」、「謝謝」或「保重」。
(3)具體。人們查看電子郵件就像查看待辦事項清單一樣。我們閱讀電子郵件的目的是弄清楚我們必須做什麼才能刪除它。如果您可以使該訊息簡單明了，您的電子郵件將移至待辦事項清單的頂部。
限制行動項目。爭取每封電子郵件都有一個行動項目。在主題行中簡要說明，在引言中再次說明，在結論中再次說明。
如果您必須包含多個操作項，請為每個操作項使用單獨的段落。將行動項目放在段落末尾的簡潔陳述中，並以粗體和斜體字母突出顯示。
這三個技巧——專業、禮貌和具體——實際上可以保證您的電子郵件能夠快速收到回覆。人們認為專業溝通具有很高的優先順序。人們會以正面的情緒回應禮貌的溝通。人們完成清晰、具體的行動項目，以獲得工作的成就感和能力。
運用這三個技巧，並務必讓我們知道它們如何為您服務！
米歇爾‧貝克 (Michelle Baker) 是保育寫作專家 [http://conservationwritingpro.com]，負責培訓保護我國資源並編輯保護文件的政府科學家。如果您有所有寫作訓練需求，請聯絡她：michelle@conservationwritingpro.com
米歇爾貝克 (Michelle Baker) 是GovLoop 精選部落客計畫的一部分，我們在該計畫中精選來自全