您以前參加過這個會議。你知道這樣一個會議，在這次會議上，談話從對內容的實質性討論轉變為對單字的使用或更糟糕的是逗號的位置的小爭吵。有人可能對分號有疑問。上帝保佑，有人問我們是否應該在句子或兩個句子之間使用一個空格。
事實上，你來過這裡很多次，你知道每個人都會扮演的角色。當部隊集結時，你的領袖喬會將頭枕在胸前。比爾將拿出他的 iPhone，從《衛報》、《泰晤士報》和《牛津時尚指南》中找到範例。凱倫將參考《聯邦公報》上專家的信件。有人會提到Strunk & White。湯姆會回憶起 40 年前他在研究所學到的知識。
每個人都有答案。沒有人的答案是一致的。談話陷入僵局，直到有人偶然發現文法女孩的播客。突然之間，每個人都可以觀看由 Weird Al 或 David Mitchell 製作的 YouTube 視頻，並且辦公室裡的人都必須觀看。最後，喬抬起頭，宣布了一項武斷的決議，但沒人滿意。會議結束了。然後你就和你生命中的 30 分鐘吻別了。
身為一名寫作培訓師，我明白語言並不總是黑白分明的。事實上，50 種色調可能低估了所有灰色！儘管如此，情況並非毫無希望。我們可以清晰一致地溝通，而無需爭吵。方法如下：
了解你的風格指南。大多數政府作家都遵循政府印刷局風格指南。 GPO 可在線上免費下載，也可購買印刷版。它包含對許多有爭議的語言領域的詳細指導，例如大寫、數字的表示以及所有形式的標點符號。
識別例外情況。對外事務辦公室以美聯社樣式手冊為指導。所有政府撰稿人也須遵守簡明語言指導。
GPO 不提供有關引文風格的指導，因此每個機構的作者應遵循各自學科的風格指南。科學領域的作者應使用科學編輯委員會的科學風格和格式，社會科學領域的作者應使用美國心理學會的出版手冊等。
一些政府機構為某些文件製作手冊或指南，其中可能包括風格建議。作者在提及 GPO 之前應遵循這些規定。例如，我為內政部的作家編制了一份風格指南清單。您可能希望為您的部門或機構編寫類似的內容，以便作者知道要參考哪種風格指南以及按什麼順序。
用樣式表填補空白。無論您使用哪種風格指南，問題都 新加坡 電話 會存在。沒有任何風格指南可以涵蓋語言的所有灰色區域。如果您的辦公室希望文件之間具有更大的一致性，您始終可以選擇建立樣式表。樣式表是一種非正式文檔，您可以在辦公室範圍內使用或用於特定的寫作專案。創建一個相當簡單。
確定收集資訊的個人或團隊。尋找一位辦公室專家來編譯樣式表可能很誘人。抵抗誘惑。如果表格是由小團隊編寫的，您將獲得更多支援。
向作家詢問最有問題或最有爭議的語言領域。訪談可以讓你獲得認可，發現敏感領域，並可能幫助你發現以前未考慮過的解決方案。
按字母順序將解決方案排序到電子表格中。按字母順序排列是組織樣式表最常見的方法，並且可以下載範例。您也可以選擇按主題進行組織，例如收集資訊、寫作和校對。只要確保它易於瀏覽並找到答案即可。人們不會閱讀樣式表；他們會用它作為參考。這不是表達不滿或提供冗長歷史論文的機會。
分發草稿並徵求回饋。我是否強調了支持的必要性？如果沒有人使用樣式表，它對您沒有任何好處。讓您的團隊有機會審查草稿、進行更正、找出差距或只是批准該文件。
合併回饋並分發最終副本。不僅要合併回饋，還要編寫一封介紹電子郵件，解釋如何合併回饋並感謝參與過程的人（即每個人）來完成循環。
使用它！當作者開始專案時，提醒他們樣式表。寫的時候可以參考一下。當您編輯時，請克制住對文件進行更正的衝動；相反，請讓作者參考樣式表。如果您發現表格不充分，請為計劃的即將進行的修訂做筆記。讓文件成為與您的寫作過程互動的活工具。
我希望您發現這些建議有助於停止爭吵並保持辦公室文件的一致性。我很想聽聽您迄今為止的最佳實踐，以便我們可以互相學習。
米歇爾貝克 (Michelle Baker) 是GovLoop 精選部落客計畫的一部分，我們在該計畫中精選來自全國（乃至全世界！）政府聲音的部落格文章。要查看更多精選 Blogger 帖子，請按此處。